Mensen die met mij gewerkt hebben, weten dat ik een groot voorstander ben van het pragmatisch toepassen van Agile-principes. In deze blog wil ik mijn ervaring delen over hoe dit kan bijdragen aan integratieprojecten van supply chains. Het is belangrijk om te beseffen dat de scope van Agile veel breder is dan alleen werken met bijvoorbeeld Scrum in een project of programma. Het omvat alles, van het strategisch definiëren van een initiatief, het aanpakken van operationele optimalisatie tot het uiteindelijk uitrollen van een digitale implementatie.

Het op tijd afronden van supply chain-integratie projecten binnen budget, die ook nog eens de verwachte business voordelen opleveren, is een grote uitdaging. Dit komt onder andere door de volgende factoren:

1. Communicatie tussen partijen die elkaars taal niet goed spreken, waardoor de scope, de te leveren oplossing en verantwoordelijkheden onduidelijk blijken.
2. Onduidelijke planning, prioriteiten en inzicht in wie wat wanneer doet, waardoor de voortgang in het geding komt en de stakeholders niet weten welke bedrijfsvoordelen ze wanneer kunnen verwachten.
3. Onvoldoende borging van kennis, waardoor er te weinig inzicht en documentatie is, zowel tijdens als na het project. Toekomstige veranderingen en incidenten blijken moeilijk oplosbaar.
4. De wereld verandert sneller waardoor de wendbaarheid van supply chains van steeds grotere strategische waarde is voor de business. Strategische veranderingen vinden vaker plaats voor de eerdere initiatieven afgerond zijn.  
5. Onbekendheid met de mogelijkheden en beperkingen van onderliggende systemen, waardoor er regelmatig kennis en kunde mist die adhoc gezocht en tegen hoge tarieven ingehuurd moeten worden als ze al beschikbaar zijn. Ook is er het risico van vendor lock-in.
6. Standaardisatie voor interoperabiliteit vindt plaats zonder de context te kennen waar en waarin gegevens gebruikt worden.

Je helpt je bedrijf wendbaarder (Agile) te maken door juist Agile-principes toe te passen voor dit soort strategische initiatieven.

Strategische Practices

Ieder Agile-initiatief begint met een stukje strategie. Deze practices zijn erop gericht gezamenlijk, organisatie en partners, tot de gewenste integratie strategie en oplossing te komen. Hierbij wordt een langere termijn visie en kortere termijn doelstellingen gedefinieerd. Hierbij worden de benodigde initiatieven opgesomd welke een initiële prioriteit krijgen.

Dit heeft grote voordelen gedurende de rest van het project, zoals:

• De waarde die het project moet opleveren wordt veel duidelijker.
• Het biedt een goede basis om activiteiten tijdens de uitvoering te prioriteren en op basis veranderingen bij te sturen.
• Het creëert een gemeenschappelijke taal tussen de partijen, zodat communicatie veel efficiënter verloopt.
• Rollen en verantwoordelijkheden worden veel duidelijker, zowel op stakeholder- als uitvoeringsniveau.
• Voortgang in termen van gerealiseerde bedrijfsvoordelen wordt mogelijk 

Operationele practices

Supply chains zijn ketens van activiteiten, waardoor dit type projecten een grote relatie hebben met het optimaliseren van processen. Deze practices zijn vooral in het begin heel waardevol omdat een end-2-end overzicht vaak ontbreekt. Door met alle partijen in de keten te werken wordt deeloptimalisatie voorkomen en stimuleert dit innovatieve oplossingen. Dit is heel waardevol voor een organisatie onafhankelijk, van de doelstelling tot technische integratie en automatisering

Door het toepassen van deze practices kun je de volgende voordelen verwachten:

• Inzicht in hoe de huidige waardeketen in elkaar zit (documentatie).
• Een duidelijke link tussen strategische doelen en de uitvoering van het integratieproject.
• Communicatie over voortgang geeft veel duidelijker aan welke waarde wanneer geleverd zal worden.
• Inzicht in welke partijen moeten samenwerken voor de realisatie van de verschillende onderdelen.
• Borgen dat alle benodigde gegevens op het juiste moment met de juiste kwaliteit op een veilige en transparante wijze beschikbaar kunnen worden gesteld. (gegevens management)

Implementatie practices

De voorgaande practices zorgen ervoor dat de uitvoering via bijvoorbeeld Scrum veel effectiever is. Ik zie vaak in Agile-projecten dat teams op een Scrum-manier samenwerken, maar dat veel van de randvoorwaarden losgelaten zijn. Teams zijn niet cross-functioneel opgezet en hebben veel externe mensen nodig. Stakeholders zijn verkeerd gekozen, waardoor vroeg bijsturen niet mogelijk is, en er zijn nog veel meer practices die noodzakelijk zijn om de voordelen van Agile te krijgen. Het resultaat is dat Scrum wordt misbruikt om de activiteiten van een standaard project te managen. De aanpak van Scrum levert dan alleen extra overhead op voor het project.

Door deze integrale Agile-aanpak zul je onder andere de volgende voordelen uit de implementatie practices halen:

• Implementatie gaat efficiënter doordat teams die samenwerken alle kennis in zich hebben om zelfstandig de delen op te leveren en ze zijn committed aan het opleveren van geprioriteerde delen.
• Een snelle feedbackloop om te zien of projectonderdelen de juiste waarde gaan creëren, waardoor bijsturen veel sneller plaatsvindt.
• Communicatie van voortgang kan in bewoordingen die iets betekenen voor de stakeholders.
• Uitdagingen worden efficiënter gemanaged, waardoor ze minder oponthoud opleveren doordat de projectleider meer een facilitatorrol krijgt.

Conclusie

Door Agile-principes pragmatisch toe te passen in supply chain-integratieprojecten, kunnen bedrijven niet alleen hun projecten efficiënter en effectiever uitvoeren, maar ook hun wendbaarheid vergroten. Dit leidt tot een betere aanpassing aan veranderende marktomstandigheden en een grotere strategische waarde voor de business. Het is een investering in de toekomst die zich op vele manieren terugbetaalt.